Ce document constitue une présentation générale de la gestion documentaire d'un projet. Il s'inspire en partie d'un document de Jean-Pierre Vickoff concernant les projets informatiques (méthode RAD).
Nous proposons des lignes directrices mais ne prétendons pas établir les procédures de gestion documentaire, qui sont du ressort de chaque entreprise et doivent s'intégrer dans son système d'assurance qualité.
Compte tenu des délais nécessaires à la mise en oeuvre d’un système de gestion documentaire appliqué au projet et à la mise en place d'outils associés, nous recommandons de formuler dans un premier temps quelques règles de gestion simples, qui seront appliquées et donc mises à l'épreuve durant la phase d'avant-projet.
Dans ce qui suit, le terme « produit » se rapporte au nouveau procédé de production à concevoir, réaliser et installer : bâtiment, systèmes, équipements et utilités.
2. Généralités
La gestion documentaire recouvre la production (et ensuite la maintenance) des différentes formes de documentation concernant le projet :
Documentation de conception et documentation technique,
Documentation de management ou de gestion de projet
Documentation d'assurance qualité
Documentation d'utilisation
Documents de communication
Cette typologie est précisée plus loin.
La gestion documentaire comporte les procédures de création, mise à jour, révision, approbation, mise à disposition et diffusion de l'ensemble des documents utilisés dans le cadre du projet. Elle recouvre les problématique d'identification, de codification, de classement et d'archivage.
La procédure de gestion de la documentation s'applique aux documents reçus et émis durant tout le cycle de vie du projet. Cette procédure a pour objectifs :
d'identifier précisément chaque document, sa version en vigueur, et ses différentes évolutions ;
de maîtriser l'homogénéité, la complétude et la diffusion des documents.
Il conviendra de préciser à quels documents s'applique la gestion documentaire. En effet certains échanges d'informations, à caractère informel, ne justifient pas la mise en oeuvre de procédures de gestion particulières.
On peut distinguer deux grandes catégories de documents :
les documents susceptibles d'évolution qui génèrent un historique (versions) permettant de retracer les événements ayant entraîné les changements de versions et de repérer la dernière version validée en vigueur ;
les documents ponctuels pour lesquels un maintien de versions n'est pas nécessaire.
3. Typologie des documents à gérer
Certains documents peuvent être rangés dans plusieurs catégories. C'est le cas en particulier des documents qui traitent à la fois du fond (l'objet, ou le contenu du projet) et de la forme (les conditions de réalisation) du projet : ce sont à la fois des documents techniques et des documents de management.
Documents de management (ou de gestion de projet)
Les documents de gestion de projet répondent à la préoccupation de maîtriser le déroulement du projet. Ils sont utilisés pour planifier, suivre puis retracer le déroulement du projet.
Les documents de gestion de projet constituent le fil conducteur du projet et fournissent une information sur son déroulement. Ils enregistrent les décisions majeures et comportent :
les principaux documents de cadrage du projet : dossier d'initialisation de projet, avant-projet
les études de rentabilité prévisionnelle
les analyses de risque
le budget autorisé (par exemple, les documents de décision autorisés)
les autorisations d'investissement
le plan de trésorerie
l'organigramme technique du projet et le découpage en lots
les fiches de lot
les documents d'affectation des ressources et les plans de charge
les échéanciers
les documents de suivi d'avancement
les rapports d'avancement
les principaux comptes rendus de réunion
les plans d'action (dont le plan de maîtrise des risques)
les rapports de revue de projet (rapports de fins de phase et revues de projet « à la demande »
le journal du projet (et, le cas échéant, les journaux relatifs à une partie du projet)
les dossiers d'appels d'offre ou de consultation et les contrats
les commandes passées et les avenants
les rapports de réception, mise en service, les réserves émises
les comptes rendus de contrôle et d'essai
les demandes de modification et les décisions prises suite à ces demandes
la structure projet : composition de l’équipe projet et des groupes de travail
les définitions de mission
les règles de fonctionnement
les plans de communication
Un certain nombre de documents à caractère informel ou documents « de travail » peuvent être considérés comme des documents de management du projet mais ne nécessitent pas la mise en oeuvre de procédures particulières (contrôle de la diffusion, classement, archivage). Il faut seulement les identifier correctement, afin de pouvoir s'assurer qu'ils sont bien dans ce cas ; au minimum tout document ou communication devrait comporter : auteur, destinataire(s), objet et date.
On peut citer comme exemples de documents à caractère informel :
des échanges de courriers électroniques sans caractère officiel
des notes ou comptes-rendus d'entretien physique ou téléphonique à l'usage exclusif des participants
des documents provisoires, des brouillons sans diffusion officielle
des documents d'information générale ou de communication institutionnelle
Documents d'assurance qualité
Les documents d'assurance qualité visent la maîtrise de la qualité des produits fournis, qu'il s'agisse des documents produits ou des autres « livrables » du projet. Il doivent définir et organiser les dispositions spécifiques au projet à mettre en oeuvre pour s'assurer de la qualité du produit.
Ils comportent notamment les procédures spécifiques au projet y compris les procédures de gestion documentaire, les règles, critères et documents de réception des différents livrables et les procédures de gestion des demandes de modification, les fiches d'anomalie, d'incident ou de non conformité et leurs procédures de traitement, les fiches de vérification de documents.
Documents techniques
La documentation technique retrace la conception du produit, permet sa réalisation, puis son évolution. Elle a pour fonctions de formaliser les exigences, de modéliser la conception et de documenter le « produit » afin de faciliter sa réalisation et ensuite sa maintenance
On peut distinguer plusieurs catégories de documents technique, correspondant sommairement aux principales phases du projet
la documentation de cadrage (spécifications) inclut, sous une forme textuelle, le cahier des charges et les divers documents destinés à faciliter la compréhension des exigences ;
la documentation de design (conception) inclut des documents sous forme textuelle et sous forme graphique ;
la documentation de réalisation (construction et installation)
D'une manière générale les documents de conception et de réalisation doivent apporter une réponse aux documents de cadrage.
Typiquement :
le dossier d'initialisation de projet, le cahier des charges fonctionnel, les spécifications techniques sont des documents de cadrage ;
les plans, schémas, notes de calcul, dossiers de définition, gammes de production, nomenclatures, sont des documents de conception ;
les plans d'exécution, schémas et notices d'installation, programmes informatiques documentés, fiches techniques de matériel et le dossier des ouvrages exécutés sont des documents de réalisation.
Certains documents de conception, deviennent des documents de cadrage pour les étapes suivantes.
Documents d'utilisation
Les documents d'utilisation : manuels et procédures et consignes de formation, d'utilisation, d'exploitation, de maintenance, ont pour objectifs de permettre la mise en oeuvre du produit. Le terme « produit » a ici une acception très large : il peut s'agir d'un produit matériel, d'un ouvrage (opérations de construction), d'un procédé ou pocessus, ou encore d'un service.
Ce sont des vecteurs de communication avec les futurs utilisateurs qui doivent être compréhensibles et utilisables par eux.
Documents de communication « hors projet »
Destinés à communiquer sur le projet auprès d’un public plus large que les acteurs du projet, ils assurent notamment notamment l’information de l'ensemble du personnel concerné par le projet.
En revanche les documents destinés à des personnes ou instances dont l'information ou la consultation résulte d'obligations légales ou réglementaires sont à considérer selon le cas, soit comme des documents de management soit comme des documents techniques.
4. Remarques
L’objet du projet doit refléter les exigences exprimées dans le cahier des charges. Pour cette raison le cahier des charges doit avoir une structure reflétant le découpage fonctionnel de l’objet, par exemple pour les procédés industriels et les systèmes d’information un découpage en sous-systèmes. A ce stade l'expression « cahier des charges » désigne l'ensemble des documents de cadrage qui seront issus des phases amont, notamment les études de faisabilité et peuvent évoluer en fonction des sugestions des concepteurs, juqu'à la fin de la ou des phases d'avant projet. Rappelons que s'agissant des opérations de construction on parle de programme et non de cahoer des charges ; mais c'est la même chose.
La documentation utilisateur doit exprimer le mode d’utilisation de l’objet. Il en découle que la forme de cette documentation utilisateur (du produit qui répond au cahier des charges) devra refléter la structure de ce cahier des charges.
Le cahier des charges devra être rédigé de manière à traduire les exigences de conception mais aussi à donner naissance à la documentation utilisateur.
5. Quelques recommandations
Souvent des documents du projet ont déjà été émis, alors que le système de gestion documentaire n'est pas en place. D'autres sont en cours de rédaction, et le rythme ne production va s'accélérer.
Il serait donc irréaliste d'attendre pour rédiger, réviser, diffuser et classer les documents que des procédures de gestion de ces documents soient rôdées, et des outils de gestion opérationnels.
En même temps, un minimum d'ordre et de méthode sont indispensables pour éviter de générer des tâches de maintenance très lourdes de la documentation a posteriori.
Je propose donc :
de prendre des mesures conservatoires, sous la forme de quelques règles simples à mettre en oeuvre mais qui seront appliquées avec rigueur et sans délai ;
de mettre à profit les phases amont (opportunité, faisabilité, avant-projet) pour les éprouver, les améliorer et définir les outils de gestion à mettre en place.
Le système de gestion des documents devra être complètement opérationnel dès la fin de la phase la fin des études de faisabilité. En effet de très nombreux documents (plusieurs centaines, pour une opération de construction) peuvent déjà être produits lors de la ou des phase(s)s d'avant-projet
Je propose quelques règles simples pour commencer.
Tous les documents à gérer seront centralisés (au moins dans un premier temps).
Chaque document à gérer se verra attribuer une fiche descriptive permettant son identification, sa caractérisation, sa localisation et le cas échéant le suivi de son évolution. Dans le futur cette fiche pourra être intégrée à chaque document, qui en reprendra les éléments principaux en en-tête ou pide de page de chaque page. Dans un premier temps et pour récupérer l'historique des documents existants la fiche pourra être jointe au document (celui-ci sera marqué lors de la réception d'un numéro chronologique servant simplement à l'associer à la fiche de façon biunivoque.
Un répertoire des documents produits sera tenue à jour et rendue accessible à tous les participants au projet.
Variante : pour simplifier la gestion on peut éviter les fiches, notamment si on n'a pas plusieurs versions à gérer.
Chaque document intègre les informations minimum indispensables : auteur, titre, date. Sur chaque page sont reportés le titre ou un identifiant interne, le numéro et le nombre de pages ainsi que la date.
Chaque document se voit affecter lors de son classement — centralisé — un numéro chronologique unique qu'on inscrit très lisiblement sur le document lui-même.
Un répertoire des documents gérés (sur une base de données accessible en réseau si c'est possible, ou au moins sur une feuille de calcul de tableur) comporte une ligne pour caque document répertorié, avec au moins les informations du point 1 en plus du numéro chronologique.
La fiche pourrait comporter les rubriques suivantes :
n° chronologique de document (identifiant unique)
catégorie(s) : ges|tec|val|uti|com
type (nomenclature à définir)
n° de version
concerne (projet, système, élément, étape ...)
titre
rédacteur(s)
date d'émission
rubriques de suivi des approbations
historique des versions
nom du fichier (le cas échéant)
lieux de rangement (sur le serveur/physiquement)
Bien entendu, ne seront servies que les rubriques qui le nécessitent, les rubriques indiquées en gras représentant un minimum obligatoire.
Il paraît indispensable qu'une personne soit chargée de documenter les fiches et d'enregistrer la liste des documents (reflétant les fiches).
En attendant mieux une base de données bureautique peut être réalisée très rapidement pour faciliter enregistrement et recherches et pour fiabiliser la saisie.
Tous les documents produits seront centralisés (si sous forme digitale sur un serveur) avec un classement rationnel.
6. Outils de gestion de la documentation dans le cadre d’un projet
Le problème de la gestion des documents se pose avec d’autant plus d’acuité quand les particpants sont géographiquement dispersés et qu’ils font parties de différentes entrepises ou organisations.
Dans cette hypothèse le problème de la gestion des documents du projet rentre dans le cadre plus vaste de la communication entre les acteurs projet
Il existe maintenat des outils possédant les fonctions et répondant aux contraintes suivantes :
Permettre la communication entre des acteurs projets éloignés, de façon asynchrone et sans dépendre des équipements informatiques des uns et des autres ; pratiquement cela implique aujourd’hui un accès possible par un simple navigateur Web, sans logiciel spécifique au moins côté utilisateur de base.
Permettre de constituer une base des utilisateurs avec leurs coordonnées, organisations de rattachement et droits, qui mémorisera bien sûr les moyens de communiquer avec eux (style annuaire)
Offrir une gestion organisée, centralisée et sécurisée de l’ensemble des documents, avec gestion des évolutions, versions, approbations et validations et droits (lecture, modification).
Permettre la lecture par tous de documents (textes, graphiques) de formats variés, même sans disposer du logiciel qui les a produits.
Permettre de notifier aux intéressés la mise à disposition de nouveaux documents et de mises à jour, sans encombrer les boites aux lettres électroniques par des envois systématiques.
Permettre (en association ou non avec des documents du projet) la création de forums ou fils de discussion pour les acteurs projets et leur gestion.
Très rapides à mettre en place (on ne va pas attendre que le projet soit fini pour en dispose!) et peu coûteux (ils ne serviront peut-être que le temps du projet). Pratiquement ceci favorise les solutions de type ASP (Application Service Provider ou Fournisseurs de services applicatifs ou d'applications hébergées). Rappelons que ce solutions sont caractérisées par la location d’un logiciel spécialisé et du serveur qui l’héberge (situés le plus souvent chez le fournisseur ou chez un hébergeur spécialisé) ; le fournisseur (ou l’hébergeur), peut aussi héberger les données, faisant ainsi bénéficier les acteurs projet de son infrastructure (espace de stockage, capacité de traitement, sécurité physique, sauvegardes, ...).
Offrir des fonctions d’administration et de gestion des droits.
Permettre un apprentissage très rapide à des utilisateurs de tous niveaux.
Je donnerai une liste de produits disponibles d'ici fin octobre 2004 ; en attendant vous pouvez proposer les vôtres en commentaires.