Adapter l'organisation et le management
L'organisation, la terreau managériale sont plus ou moins propices à la culture des projets. Dans certaines organisations on constate des cloisonnements, l'idée d'un "chef" de projet qui ne soit pas un hirérchique est nouvelle, le travail en équipe peu pratiqué ou encouragé
Il faut alors commencer par définir les évolutions attendues, les faire accepter par les différents échelons hiérchiques puis les mettre en oeuvre
EPSM vous aide à définir et conduire le changement :
- En formulant un diagnostic participatif, en proposant des orientations, en élaborant avec vous un plan de progrès et un dispositif de mise en oeuvre
- En vous conseillant pour la mise en place de fonctions de veille sur les pratiques et de soutien au management de projet
- En concevant des dispositifs de communication : intranet projets, espaces collaboratifs, réseaux de correspondants, cellule de soutien, chartes ou guides
Former et accompagner vos chefs de projet et leurs équipes
Nos interventions associent souvent formation et accompagnement. Elles se situent sur 3 registres : démarche, méthode et outils.
Voici quelques illustrations (consultez nos exemples de programmes).
- Animation de séminaires de lancement de projet, avec le chef de projet et son équipe ; ce type d'action au cours duquel l'équpe s'approprie le projet permet de la fédérer et de la rendre rapidement opérationnelle.
- Accompagnement des chefs de projet : il s'agit notamment d'aider le chef de projet à structurer son projet, à clarifier et contractualiser sa mission, puis de l'assister à des moments clés du projet, par exemple la préparation des frtanchissements de jalons ou en cas de difficultés relationnelles.
- L'accompagnement peut aussi concerner des équipes projets constituées ; il s'agit alors d'une formation-action qui maximise l'efficacité de l'équipe en combinant apports méthodologiques et aide à la mise en oeuvre
pratique.
Assister les maîtres d'ouvrage et les comités de pilotage
Les maîtres d'ouvrages ont souvent des responsabilités opérationnelles qui ne leur laissent pas le temps d'assumer pleinement leur mission de commanditaire de projets.
Nous les aidons à piloter les études de faisabilité, rédiger le cahier des charges du projet, mettre en place la structure projet
Plus globalement nous pouvons assurer une mission de "conduite d'opération" analogue à celle définie
par la la loi MOP
Les comités de pilotage multi-projets rencentrent fréqemment des écueils tels que :
- Le zèle des néopytes : le nombre de projets lancés excède les capacités de suivi et les ressources disponibles ;
- Le manque de visibilité du portefeuille de projets, par manque d'indicateurs synthétique ou défaut ou en raison d'une communication insuffisante avec les chefs de projet ;
- une hygiène de fonctionnement insuffisante pour éclairer les décisions
- un rôle et des attentes vis-à-vis des chefs de projet insuffisamment définis
- manque de clarté des missions et des responsabilités
Après un diagnostic partagé nous conseillons et accompagnons les comités de pilotage dans la mise en oeuvre de nos recommandations :
- Expliciter la mission et les fonctions du comité de pilotage
- Définir et faire appliquer des règles du jeu pour le rendu compte
- S'assurer d'une bonne instruction des dossiers avant le lancement des projets
- S'assurer d'un jalonnement efficace des projets
- Clarifier les axes politiques ou stratégiques
- Définir et faire tenir à jour des indicateurs de gestion synthétiques
- Se doter d'un support efficace (assistance pour son fonctionnement)
Mettre en place une organisation et des outils adaptés au management par
projets
Le développement du management de projet — qu'il résulte d'un choix délibéré ou que sa nécessité apparaisse avec la multiplication des projets — appelle l'exercice de fonctions support, que nous vous aidons à mettre en place et à faire vivre :
- Aider les acteurs-projet par le conseil, la formation et le soutien vis-à-vis de la hiérarchie
- Susciter les échanges, le partage d'expériences et l'entr'aide des chefs de projet
- Veiller à une saine cohabitation entre les projets et les activités récurrentes
- Evaluer en permanence la qualité du management des projets, animer un plan de progrès
- Assurer une veille compétitive sur les démarches; méthodes et outils de management de projets